Những cách lọc dữ liệu trong Excel cực đơn giản, nhanh chóng

Mặc dù bạn đã nhập hệ thống thông tin dữ liệu vào các ô của Excel. Tuy nhiên, mỗi file Excel luôn lưu trữ số lượng dữ liệu rất dễ xuất hiện tình trạng rối mắt và khó khăn khi muốn tìm kiếm nội dung bất kỳ. Do vậy, bạn cần biết được thủ thuật cách lọc dữ liệu trong Excel để truy xuất thông tin được nhanh chóng hơn. Áp dụng thao tác này, những thông tin không quan trọng sẽ được ẩn, màn hình chỉ hiển thị những dữ liệu bạn muốn tìm kiếm. Trong bài viết này, Viettablet sẽ hướng dẫn các thao tác lọc dữ liệu đơn giản, hiệu quả nhất!

Những cách lọc dữ liệu trong Excel cực đơn giản, nhanh chóng

Vì sao cần nắm vững kỹ năng lọc dữ liệu trong Excel?

Biết cách lọc dữ liệu trong Excel là điều cần thiết bởi những lợi ích sau:

• Tăng hiệu quả làm việc: Lọc dữ liệu giúp bạn tìm kiếm thông tin cần thiết một cách nhanh chóng mà không cần xem qua toàn bộ bảng dữ liệu.
• Phân tích dữ liệu dễ dàng hơn: Việc lọc giúp bạn tập trung vào một tập hợp con dữ liệu cụ thể để phân tích sâu hơn.
• Giảm thiểu sai sót: Sử dụng các cách lọc dữ liệu trong Excel giúp loại bỏ thông tin không liên quan, giảm khả năng nhầm lẫn khi xử lý.
• Tùy chỉnh báo cáo: Bạn có thể tạo ra các báo cáo dựa trên những tiêu chí lọc khác nhau, trình bày thông tin linh hoạt hơn.
• Quản lý dữ liệu tốt hơn: Lọc dữ liệu giúp kiểm soát và tổ chức thông tin hiệu quả.

Vì sao cần nắm vững cách lọc dữ liệu trong Excel?

Lọc dữ liệu trong bảng tính Excel

Cách lọc dữ liệu trong Excel sẽ hiệu quả khi lấy thông tin ở một vùng dữ liệu nhỏ trong toàn bộ bảng tính Excel.

• Bước 1: Chọn trang Data/Dữ liệu Filter/Lọc để mở chức năng lọc.
• Bước 2: Lúc này, trên tiêu đề của mỗi cột, bạn sẽ nhìn thấy một dấu mũi tên nhỏ. Hãy nhấn vào dấu mũi tên ở cột bạn muốn lọc thông tin và toàn bộ những dữ liệu có ở cột này sẽ được hiển thị ở danh sách bên dưới.
• Bước 3: Bấm bỏ chọn hoặc chỉ chọn dấu tích ở những dữ liệu thông tin bạn muốn xem nhấn nút OK để Excel tiến hành lọc.

Lọc dữ liệu trong bảng tính Excel

Lọc dữ liệu theo phạm vi cụ thể

Khác biệt với cách lọc dữ liệu trong Excel bên trên khi bạn chỉ được chọn đánh dấu tích theo thông tin đã được nhập sẵn thì với cách này, chúng ta có thể lọc thông tin rộng hơn.

• Bước 1: Vẫn tiến hành mở chức năng bộ lọc tại Data/Dữ liệu Filter/Lọc.
• Bước 2: Khi nhấn vào các dấu mũi tên ở tiêu đề, bạn sẽ nhìn thấy những tiện ích khác nhau. Tiện ích: Text Filters đối với dữ liệu là văn bản và Number Filters nếu là dữ liệu là số. Mỗi loại sẽ có các chức năng được hỗ trợ lọc khác nhau.
• Bước 3: Ở danh sách các điều kiện, bạn chọn một loại điều kiện có sẵn hoặc tự thiết kế bộ lọc (Custom Filter) để phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

Lọc dữ liệu theo phạm vi cụ thể

Lọc dữ liệu bằng công cụ Slicer trong Excel

Khi sử dụng Slicer, bạn có thể nhấn chọn để truy xuất thông tin dữ liệu cực kỳ nhanh chóng. Cách lọc dữ liệu trong Excel bằng công cụ Slicer được thao tác như sau:

• Bước 1: Chọn 1 ô bất kỳ trong bảng tính ở tab Insert/Chèn => Table/Bảng nhấn nút OK.
• Bước 2: Ở tab vừa xuất hiện, bấm Insert Slicer/Chèn Slicer đánh dấu tích vào các cột dữ liệu  mà bạn muốn tạo slicer bấm OK.
• Bước 3: Trên màn hình sẽ xuất hiện 1 slicer gồm tiêu đề và các nút bấm để bạn lựa chọn. Khi cần, hãy nhấn vào nút theo dữ liệu muốn lọc và nhấn chọn biểu tượng xóa bộ lọc ở góc slicer.

Lọc dữ liệu bằng công cụ Slicer trong Excel

Loại bỏ dữ liệu trùng lặp trong Excel

Bạn cần kiểm tra lại những dữ liệu trùng lặp và thực hiện xóa chúng khỏi bảng dữ liệu. Tuy nhiên, trước khi loại bỏ dữ liệu trùng lắp trong Excel, bạn đặc biệt cần phải sao lưu dữ liệu gốc và paste sang một trang tính Excel mới. Việc này sẽ giúp bạn dễ tiếp cận với dữ liệu cũ và tránh bị mất thông tin.

Cách lọa bỏ dữ liệu trùng lắp trong Excel bằng  tính năng Remove Duplicate tướng đối đơn giản với các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên thanh công cụ Data Tools, bạn nhấp chuột chọn Remove Duplicate.
• Bước 2: Chọn cột dữ liệu chứa nội dung trùng lặp cần xóa, hoặc bạn có thể nhấn Select All và xóa toàn bộ những gì trùng khớp.

Kết luận

Cách lọc dữ liệu trong Excel là một thao tác rất cần thiết mà bất cứ ai cũng cần nắm vững. Thao tác này giúp bạn tìm kiếm thông tin nhanh chóng, đảm bảo độ chính xác khi xử lý dữ liệu, hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Hy vọng thông qua bài viết của Viettablet, bạn đã có thể áp dụng ngay và phục vụ mình trong những trường hợp cần đến. Chúc bạn thực hiện thành công!