Hướng dẫn 5 cách đánh số thứ tự trong Excel cục đơn giản cho người mới bắt đầu 

Excel là một phần mềm hữu ích được Microsoft phát triển với mục đích giúp hiệu suất công việc được tăng cao và tiết kiệm thời gian. Vậy khi sử dụng bạn đã biết cách đánh số thứ tự trong Excel? Hãy để Viettablet chia sẻ đến bạn thủ thuật hữu ích này trong bài viết dưới đây.

Đánh số tự động giúp tiết kiệm thời gian thao tác. 

Excel là gì?

Excel là phần mềm được Microsoft phát triển và phát hành lần đầu tiên vào năm 1985. Từ khi phát triển cho đến nay Excel từng bước cải tiến với những bản cập nhật, phiên bản mới để mang đến tính đa dụng nhằm giúp người dùng sử dụng đơn giản hơn và phục vụ nhiều hơn trong công việc và học tập.

Excel là phần mềm có giao diện bảng tính khá thân thiện với người dùng, nhờ cách sử dụng đơn giản người dùng có thể lập bảng tính thuận tiện hơn, tính toán các số liệu chuẩn xác và nhanh chóng hơn.

Chức năng hữu ích của Excel?

Excel là một phần mềm khá đa năng có thể dùng đa dạng trong nhiều ngành nghề. Vì thế chức năng của chúng cũng đa dạng không kém. Hãy cùng điểm qua một số chức năng chính của phần mềm này nhé!

Nhập liệu: Người dùng có thể nhập liệu, lưu dữ liệu thông tin vào trang tính và mở lên xem khi cần.

Xử lý thông tin nhanh: Nhờ được hỗ trợ các công thức và hàm tính nên Excel có thể tối ưu hóa việc tính toán dữ liệu.

Đánh số tự động còn giúp liên kết dữ liệu. 

Trình bày tối ưu thông tin: Không chỉ trình bày thông tin dưới dạng văn bản, người dùng còn có thể vẽ biểu đồ theo dữ liệu để thông tin được trình một cách mạch lạc, dễ hiểu hơn.

Liên kết dữ liệu: Excel còn có thể tạo và liên kết nhiều bảng tính với nhau để liên kết các dữ liệu chặt chẽ cho người dùng.

Bảo mật thông tin: Để thông tin của bạn được bảo mật một cách tuyệt đối, bạn có thể xuất file dưới định dạng PDF không được tùy chỉnh, nếu không người dùng có thể thiết lập mật mã khi mở tập tin Excel.

Dưới đây chỉ là những chức năng cơ bản nhất của Excel được nhiều người sử dụng. Ngoài ra, ứng dụng phần mềm này còn rất nhiều tính năng khác có thể giúp ích trong việc học tập hoặc công việc cho người dùng.

Cách đánh số thứ tự trong Excel

Để giúp tiết kiệm thời gian trong lúc sử dụng bảng tính, người dùng có thể đánh số thứ tự để việc tìm kiếm thông tin trở nên dễ dàng hơn, bảng tính cũng trông đẹp mắt hơn. Dưới đây là những cách đánh số thứ tự trong Excel mà ai cũng có thể áp dụng.

Sử dụng công thức để đánh số thứ tự trong Excel

Bước 1: Mở tệp Excel trên máy tính lên, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên, tiếp đến nhập công thức (= vị trí ô vừa điền + 1 vào ô tiếp theo).

Ví dụ: Vị trí ô vừa nhập là A2 thì công thức là “=A2+1”.

Đánh số bằng công thức cực đơn giản. 

Bước 2: Tiếp đến di chuyển đến hình vuông nhỏ ở góc phải của ô vừa nhập công thức, bấm và kéo xuống tới ô bạn muốn đánh số thứ tự, sau đó thả chuột ra là đã thành công.

Di chuyển chuột đến nơi cần đánh số. 

Dùng chuột để đánh số thứ tự trong Excel

Bước 1: Mở bảng Excel cần đánh số thứ tự lên, sau đó đánh số 1,2 trong hai ô đầu tiên của bảng. Tiếp đến bôi đen 2 ô này và di chuyển chuột đến góc dưới cùng bên phải sẽ xuất hiện dấu “+” màu đen nhạt. Lúc này, hãy bấm chuột trái kéo xuống các ô bên dưới đến ô cuối cùng bạn muốn đánh số, hoặc bạn có thể nhấn đúp tại biểu tượng dấu “+” để thực hiện.

Dùng chuột đánh số cũng là cách được nhiều người áp dụng.

Bước 2: Xem lại kết quả đã đúng hay chưa.

Sau khi thực hiện thao tác sẽ co kết quả như bạn muốn. 

Lưu ý: Nếu bạn muốn đánh số thứ tự tăng dần tại thì nhập là 1 và 2. Nếu bạn số thứ tự tăng lẻ dần thì nhập 1 và 3.

Dùng hàm SEQUENCE để đánh số thứ tự trong Excel

Đầu tiên, hãy chọn ô bắt đầu để đánh số và nhập công thức "=SEQUENCE (Số hàng mà bạn muốn đánh số)", sau đó nhấn Enter.

Ví dụ: Bạn cần đánh số cho 7 hàng thì hãy nhập công thức là "=SEQUENCE(7)".

Dùng hàm Sequence đánh số từ 1 đến 7.

Dùng hàm ROW để đánh số thứ tự trong Excel

Bước 1: Mở bảng Excel lên, tại ô đầu tiên hãy nhập hàm ROW với cú pháp: =ROW()-(số thứ tự của ô cần điền trừ đi 1) rồi nhấn Enter. 

Ví dụ như số thứ tự của ô bạn cần điền là 4, thì khi nhập hàm ROW bạn thực hiện như sau: =ROW()-3.

Dùng hàm ROW để đánh số thứ tự.

Bước 2: Sau đó di chuyển chuột đến góc bên phải của ô đó sẽ xuất hiện dấu “+” màu đen. Lúc này, hãy bấm chuột trái và kéo xuống các ô bên dưới mà bạn muốn đánh số thứ tự.

Bấm chuột trái và kéo xuống các ô muốn đánh số. 

Bước 3: Xem lại kết quả vừa thực hiện.

Hoàn thành thao tác. 

Dùng Auto fill để đánh số thứ tự trong Excel

Bước 1: Mở bảng tính Excel mà bạn muốn đánh số, sau đó chọn File.

Chọn vào File.

Bước 2: Kéo xuống bên dưới và chọn tiếp Options.

Chọn tiếp Options.

Bước 3: Bấm chọn Customize Ribbon, chọn filter All commands, tìm và chọn Filter series or Pattern.

Vào giao diện Excel Option.

Bước 4: Màn hình máy tính sẽ xuất hiện bảng Main Tabs tại cây thư mục Home hãy bấm chuột phải  và chọn Add new Group.

Tạo Group mới.

Bước 5: Chọn tiếp Filter Series or Pattern, bấm vào mục Add, sau đó bấm OK.

Thêm Series or Pattern vào group mới vừa tạo xong. 

Sau khi Auto fill đã xuất hiện, người dùng có thể sử dụng bằng các bước sau đây để đánh số thứ tự trong Excel:

Bước 1: Mở File Excel trong máy tính, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên, chọn Fill và chọn tiếp Series.

Công cụ Fill Series.

Lưu ý: Sử dụng Auto fil sẽ có 4 cách để đánh số:

+ Linear là đánh số tăng dần.

+ Growth là đánh số kiểu lũy tiến.

+ Date là đánh số kiểu ngày tháng.

+ Auto Fill là đánh số kiểu tự động điền.

Bước 2: Nếu bạn cần đánh số theo hàng hãy chọn Rows, chọn Columns nếu cần đánh số theo cột. Hoặc chọn Linear để đánh số kiểu tăng dần.

Tiếp theo, nhập số thứ tự bắt đầu vào Step value và nhập số thứ tự cuối cùng vào mục Stop value, sau đó bấm chọn OK.

Cài đặt đánh số thứ tự. 

Lúc này trong bảng Excel của bạn đã được đánh số thành công, hãy nhìn xem đã đúng với nhu cầu của mình hay chưa.

Kết quả sau khi dùng Auto fill đánh số thứ tự. 

Lưu ý: Với cách đánh số này khi bạn xóa bất kỳ hàng nào thì số thứ tự sẽ không được cập nhật tự động.

Những câu hỏi thường gặp

Excel có hỗ trợ tự động đánh số khi thêm hàng mới không?

Có, nếu bạn đang sử dụng bảng Excel (Insert > Table), công thức đánh số thứ tự sẽ tự động mở rộng khi thêm dòng mới.

Có cách nào để đánh số tự động khi thêm dòng không?

Có! Nếu bạn dùng bảng Excel (Insert > Table) và dùng công thức =ROW()-1 hoặc =COUNTA(B$2:B2), Excel sẽ tự đánh số khi bạn thêm dòng mới.

Tạm kết

Như vậy, Viettablet vừa giới thiệu đến bạn cách đánh số thứ tự trong Excel trên máy tính, laptop. Một thủ thuật rất hữu ích trong quá trình sử dụng Excel.

Viettablet.com