Tổng hợp những cách đánh số trang trong Excel, vừa nhanh lại chính xác

Để sắp xếp các trang trong bảng tính người ta thường dùng cách đánh số trang trong Excel, điều này có thể giúp việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn. Vậy làm sao để đánh số trang trong Excel, Viettablet sẽ giúp bạn giải đáp khó khăn trong bài viết dưới đây.

Đánh số trang trong Excel để làm gì?

Đánh số trang trong Excel hay còn gọi là phân chia trang là một trong những thao tác tưởng chừng như nhỏ nhặt nhưng ít người biết được tầm quan trọng của nó.

Nếu cả ngày bạn làm việc trên máy tính, phải liên tục kiểm tra hàng chục file dữ liệu khác nhau thì việc tìm kiếm file cần sử dụng sẽ rất khó khăn, vì thế việc đánh số trang có thể giúp bạn giải quyết được vấn đề này một cách dễ dàng hơn.

Biết đánh số trang trong Excel sẽ có những lợi ích gì?

Giúp tìm kiếm dễ dàng: Việc đánh dấu, ghi nhớ những phần chứa dữ liệu quan trọng trong bảng tính có thể giúp bạn dễ dàng truy xuất khi cần thiết.

Thể hiện tính chuyên nghiệp: Cách làm này có thể thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn khi gửi báo cáo cho sếp hoặc đối tác.

Mang đến hiệu quả cao trong công việc: Đánh số trang trong Excel mang lại hiệu quả cao đặc biệt là những file dữ liệu dài có chứa nhiều thông tin chi tiết.

Tiết kiệm thời gian: Cách làm này còn giúp bạn tiết kiệm thời gian, trong quá trình tìm kiếm dữ liệu và nâng cao hiệu suất làm việc.

Cách đánh số trang trong Excel

Có nhiều cách để đánh số trang trong Excel. Hôm nay, Viettablet sẽ hướng dẫn đến bạn những cách đơn giản nhất, ai cũng có thể áp dụng.

Dùng Page Setup để đánh số trang trong Excel

Bước 1: Đầu tiên, hãy mở file Excel mà bạn cần đánh số trang, sau đó chọn Page Layout, di chuyển chuột vào mũi tên mở rộng để bắt đầu mở hộp thoại Page Setup.

Bước 2: Tại cửa sổ Page Setup, bạn chọn tiếp mục Header/Footer.

Chọn Custom Footer: Nếu bạn muốn số trang nằm ở chân trang.

Chọn Custom Header: Nếu bạn muốn số trang nằm ở trên đầu trang.

Bước 3: Tiếp đến di chuyển chuột đến biểu tượng có dấu # (tương tự hình bên dưới) sau đó bấm chọn một trong ba vị trí: 

Left section: Nếu muốn đánh số ở bên trái trang.

Center section: Khi muốn đánh số ở giữa trang.

Right section: Nếu bạn muốn đánh số ở bên phải trang.

Rồi bấm OK.

Bước 4: Sau đó quay trở về hộp thoại Page Setup, chọn OK. 

Như vậy bảng tính Excel của bạn đã được đánh dấu thành công, và đây là kết quả cuối cùng.

Dùng tính năng Insert để đánh số thứ tự trong Excel

Bước 1: Sau khi đã mở trang Excel hãy vào thẻ Insert, tiếp đến chọn công cụ Header & Footer trong nhóm Text để đặt chúng lên trang giấy.

Bước 2: Chọn vị trí để đánh số trang. Bấm ở giữa hoặc bên trái hay bên phải tùy ý. Sau đó ký tự &[Page] sẽ hiện ra như trong ảnh bên dưới.

Đánh số trang trong Excel từ việc chọn chế độ xem Page Layout

Bước 1: Đầu tiên mở file Excel cần đánh số thứ tự, sau đó chọn mục View, chọn tiếp Page Layout.

Bước 2: Nếu bạn muốn đánh số ở đầu trang hãy chọn Add Header và Add Footer khi bạn muốn đánh số ở cuối trang.

Bước 3: Tiếp theo chọn Design, chọn Page Number để thêm số trang.

Bước 4: Sau đó di chuyển chuột vào vị trí muốn đánh số trang và hập số trang bạn muốn đánh số.

Chỉ như vậy bạn đã có thể đánh số trang thành công cho trang tính của mình trong Excel.

Nếu muốn kiểm tra số trang bạn có thể chọn View và chọn Page Layout.

Cách đánh số trang 1/2 trên Excel

Bước 1: Sau khi đã mở file Excel, bạn chọn tiếp thẻ Page Layout. Tại Page Setup chọn biểu tượng mũi tên đi xuống.

Bước 2: Chọn mục Header/Footer trong Page Setup.

Lưu ý: Nếu bạn muốn đánh số đầu trang hãy chọn Custom Header hoặc chọn Custom Footer nếu muốn đánh số cuối trang.

Bước 3: Sau đó di chuyển chuột vào vị trí muốn đánh số trang như: bên trái, ở giữa hay bên phải giấy A4, chèn thêm ký tự "/" .

Bước 4: Cuối cùng bạn chọn vào mục Insert Number of Pages.

Chỉ vài thao tác đơn giản bạn đã có thể đánh số trang 1/2 trên Excel.

Cách bỏ đánh số trang trong Excel

Nếu bạn muốn bỏ đánh số trang trong bảng tính Excel có thể thực hiện như sau: Mở Page Setup, chọn vào tab Header/Footer. Trong mục Header hoặc Footer và chọn tùy chọn (none) như hình bên dưới.

Điều cần lưu ý khi đánh số trang trong Excel

Khi đánh số trang trong Excel bạn cũng nên lưu ý những điều sau đây:

Vị trí số trang: Số thứ tự có thể hiển thị tùy theo vị trí bạn chọn trước đó, có thể ở đầu, cuối, bên trái hoặc phải hay giữa trang. Vì thế, bạn nên chọn vị trí nào dễ nhìn, dễ tìm kiếm nhất.

Cách tiết kiệm thời gian: Nếu trong 1 file có quá nhiều trang, bạn hãy đánh số tự động để tiết kiệm thời gian.

Kiểm tra: Để đảm bảo số trang được đánh dấu đúng yêu cầu bạn bên kiểm tra trước bằng cách bấm phím Ctrl + P.

Câu hỏi thường gặp 

Làm sao để chèn số trang ở giữa đầu/trang hoặc cuối trang?

Trả lời: Vào Insert → Header & Footer. Trong thanh công cụ xuất hiện, bạn sẽ thấy ba vùng: Left, Center, và Right. Chèn số trang vào vùng giữa nếu bạn muốn nó hiển thị ở giữa trang.

Có thể đánh số trang theo chiều ngang (từ trái sang phải) thay vì dọc không?

Trả lời: Có. Bạn có thể: Vào Page Layout → Page Setup → tab Sheet. Ở mục Page order, chọn Over, then down để đánh số từ trái sang phải theo hàng ngang trước.

Tạm kết

Hy vọng bài viết trên Viettablet lại mang đến bạn thêm một thông tin hữu ích trong quá trình sử dụng bản tính Excel. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc gì về các thao tác đánh số trang trong Excel hãy để lại lời nhắn cho Viettablet nhé!

Viettablet.com