Cách gộp ô trong Excel nhanh chóng không mất dữ liệu

Cách gộp ô trong Excel vô cùng đơn giản và rất cần thiết, giúp file của bạn có hình thức đẹp, chỉnh chu, tính toán nhanh chóng. Tuy nhiên, đối với những ô có nhiều nội dung khác nhau thì việc gộp lại tương đối khó, thiếu hụt nội dung. Vì vậy, trong bài viết này, Viettablet - Chiến Thần Định Giá sẽ hướng dẫn chi tiết cho các bạn về cách gộp ô, các lỗi thường gặp và các điều cần lưu ý.

Cách gộp ô trong Excel nhanh chóng không mất dữ liệu

Khi nào nên sử dụng tính năng gộp ô trong Excel?

Việc gộp ô trong Excel đem lại nhiều hiệu quả tốt, giúp tăng khả năng đọc và tổ chức thông tin trong bảng tính một cách rõ ràng. Bạn nên gộp ô khi muốn tạo tiêu đề chung cho các cột hoặc các hàng, giúp người xem dễ dàng nhận biết và hiểu được cấu trúc.

Ngoài ra, khi bạn muốn trình bày dữ liệu hoặc thông tin trong một ô lớn hơn, Nhằm mục đích để nhấn mạnh hoặc tăng tính thẩm mỹ hơn cho bảng biểu thì nên áp dụng cách gộp ô trong Excel. Tuy nhiên, nếu việc gộp ô ảnh hưởng đến việc sắp xếp hoặc phân tích dữ liệu, dẫn đến những phép tính thì bạn không nên gộp ô.

Khi nào nên sử dụng tính năng gộp ô trong Excel?

Lý do tùy chọn gộp ô bị vô hiệu hóa

Trong một số trường hợp, gộp ô trong Excel không khả dụng, do một số hạn chế liên quan đến định dạng hoặc chế độ bảo vệ của file. Ngoài ra, các ô nằm trong một bảng đã định dạng (Table), Excel cũng không cho phép người dùng gộp. Vì trong chế độ bảng, các ô được liên kết chặt chẽ với nhau, có các tính năng lọc và sắp xếp dữ liệu. Để có thể gộp các ô trong trường hợp này, bạn cần chuyển bảng về dạng phạm vi dữ liệu thông thường bằng cách chọn Convert to Range.

Lý do tùy chọn gộp ô bị vô hiệu hóa

Các phương pháp gộp ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu

Dưới đây là những cách gộp ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu, bạn có thể sử dụng:

Gộp ô trong cùng một cột bằng công cụ Justify

• Bước 1: Nhấn chọn tất cả các ô trên cùng một cột mà bạn muốn gộp => Bạn thực hiện điều chỉnh cho đến khi các thông tin vừa đủ tất cả các ô.
• Bước 2: Trên thanh menu, chọn Home Chọn tiếp vào mục Editing => Ấn vào mục Fill.
• Bước 3: Nhấn chọn tiếp vào ô Justify.
• Bước 4: Lúc này, các ô sẽ được gộp lại với nhau và điều chỉnh độ rộng chứa nội dung cho phù hợp.

Gộp ô trong cùng một cột bằng công cụ Justify

Sử dụng hàm CONCATENATE hoặc TEXTJOIN để ghép nội dung từ nhiều ô

• Bước 1: Hãy xác vị vị trí các ô muốn gộp để thực hiện hàm CONCATENATE trong Excel.
• Bước 2: Trong ô mới, bạn nhập công thức =CONCATENATE(Xn,”, “,Yn) hoặc =Xn&”, “&Yn là hoàn thành.

Sử dụng hàm CONCATENATE hoặc TEXTJOIN để ghép nội dung từ nhiều ô

Cách dùng Merge & Center để gộp ô nhanh

• Bước 1: Nhấn chọn những ô bạn muốn gộp.
• Bước 2: Bấm vào mục Home và ấn chọn Merge & Center.
• Bước 3: Trong mục Merge & Center gồm các tùy chọn sau:

• Merge & Center:  Excel sẽ thực hiện gộp nhiều ô thành một ô duy nhất và nằm ở vị trí chính giữa của bảng.
• Merge Across: Thực hiện gộp những ô được chọn thành từng ô riêng biệt.
• Merge Cells: Gộp các ô mà bạn chọn thành một ô duy nhất nhưng không nằm ở vị trí giữa của ô.
• Unmerge Cells: Thực hiện hủy gộp ô đã thực hiện gộp.

Cách dùng Merge & Center để gộp ô nhanh

Phím tắt hỗ trợ gộp ô tiện lợi

• Bước 1: Lựa chọn các ô mà bạn muốn gộp.
• Bước 2: Trên bàn phím, bạn nhấn tổ hợp phím Alt, cho đến lúc xuất hiện một dãy phím tắt.
• Bước 3: Ấn chọn phím H để điều khiển tab Home
• Bước 4: Chọn tiếp phím M để chọn mục Merge & Center.
• Bước 5: Cuối cùng, bạn ấn chọn các tùy chọn gộp của mục Merger & Center.

• Bấm vào phím C để các ô được chọn gộp thành một hàng và ở vị trí chính giữa.
• Nhấn phím A sẽ gộp các ô đã chọn thành từng hàng riêng biệt.
• Nhấn phím M những ô này được gộp với nhau nhưng không căn lề ở giữa.

Phím tắt hỗ trợ gộp ô tiện lợi

Cách gộp ô giữ nguyên nội dung mà không làm mất dữ liệu

Cách gộp ô trong Excel nhưng dữ liệu vẫn còn nguyên là công thức toán tử &. Mục đích tương tự như hàm AND trong Excel, nhập công thức toán tử vào vị trí ô cần gộp: =A2&' '&B2.  Trong đó, A2, B2 là 2 ô mà bạn muốn chép dữ liệu.

Những lưu ý quan trọng khi gộp ô trong Excel

Cách gộp ô trong Excel không quá khó, là một thao tác cơ bản. Tuy nhiên, nếu bạn không hiểu rõ sâu bản chất của thao tác này rất dễ bị sai, bạn cũng cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Nếu công cụ Merge & Center chuyển sang màu xám thì có thể ô bạn vừa chọn đã được chỉnh sửa rồi. Bạn hãy nhấn Enter để các ô có thể được gộp lại với nhau.
• Khi làm việc với bảng Excel chứa công thức thì không thể hợp nhất các ô. Trước tiên, bạn phải thay đổi bảng thành các ô dữ liệu bình thường rồi áp dụng cách gộp ô trong Excel.
• Trên ứng dụng Excel không được tích hợp sẵn công cụ hỗ trợ bạn lựa chọn giữa những ô đã gộp và ô chưa gộp.

Những lưu ý quan trọng khi gộp ô trong Excel

Cách bỏ gộp ô nhanh chóng trong Excel

Cách gộp ô trong Excel đơn giản thì cách tách ô đã gộp cũng không phức tạp. Để thực hiện, chúng ta lựa chọn dải ô đã gộp và muốn tách ô. Sau đó ấn chọn tổ hợp phím Ctrl + Z để thực hiện. Ngoài ra, bạn cũng có thể mở tab Quick Access, chọn Undo để tách ô.

Cách tìm kiếm các ô đã gộp trong Excel

Nếu bạn cần xác định và tìm các ô đã được gộp trong Excel, có thể làm theo các bước đơn giản sau:

• Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở cửa sổ Find and Replace.
• Bước 2: Chọn Options, sau đó bấm vào Format.
• Bước 3: Trong mục Find Format, mở phần Alignment và đánh dấu vào ô Merge Cells trong phần Text Control.
• Bước 4: Nhấn OK => chọn Find Next để tìm ô gộp gần nhất hoặc chọn Find All để tìm tất cả các ô gộp.

Kết luận

Cách gộp ô trong Excel nhưng không mất dữ liệu đã được Viettablet - Chiến Thần Định Giá tổng hợp chi tiết trong bài viết này. Đây là một thủ thuật đơn giản mà bất cứ ai cũng có thể thực hiện. Hy vọng thông qua bài viết, các bạn có thể áp dụng các thao tác này một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn. Từ đó, giúp bảng được trình bày rõ ràng, cụ thể, loại bỏ những nội dung không cần thiết, dễ dàng tìm kiếm thông tin tốt hơn.