Hàm IF là gì? Cách sử dụng hàm IF trong Excel cho người mới bắt đầu 

Hàm IF là một hàm phổ biến và khá quan trọng, đây là hàm dùng để kiểm tra một điều kiện nào đó trong quá trình sử dụng Excel. Trong bài viết này, Viettablet sẽ cùng bạn tìm hiểu về cú pháp và cách sử dụng hàm IF trong Excel. Hy vọng sẽ bổ ích cho người mới dùng Excel và cả những người đã có kinh nghiệm.

Hàm IF trong Excel là gì?

Hàm IF trong Excel là một hàm logic giúp người dùng so sánh giữa một giá trị cụ thể với giá trị bạn mong muốn. Có thể hiểu đơn giản là hàm IF sẽ kiểm tra điều kiện so sánh và trả về kết quả nếu đúng hoặc sai. Vì vậy, câu lệnh IF thường sẽ cho hai kết quả. Kết quả đầu tiên hàm trả về khi so sánh là True, kết quả thứ hai sẽ là False.

Lợi ích của hàm IF trong Excel?

Nếu hiểu và biết được cách sử dụng hàm IF trong Excel người dùng sẽ nhận được nhiều lợi ích sau đây:

Giúp người dùng kiểm tra, so sánh kết quả theo điều kiện cần phải thỏa mãn và nhận về kết quả nhanh chóng, chính xác.

Có thể giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu phải ngồi tính thủ công.

Hệ thống sẽ tự cập nhật lại kết quả khi có sự thay đổi giá trị trong cột tính. 

Tạo sự mạch lạc, logic thể hiện tính chuyên nghiệp cho người dùng Excel. 

Công thức hàm IF trong Excel

Hàm IF trong Excel sẽ có công thức là =IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false]). Trong đó:

logical_test: Đây là điều kiện bạn muốn kiểm tra (bắt buộc).

value_if_true: Giá trị trả về nếu muốn kết quả của logical_test là ĐÚNG/TRUE (bắt buộc).

value_if_false: Nếu bạn muốn giá trị trả về nếu kết quả của logical_test là SAI/FALSE (tùy chọn).

Cách dùng hàm IF trong Excel

Sử dụng hàm IF cơ bản

Đây là hàm IF đơn giản, người dùng chỉ cần có một điều kiện là có thể sử dụng được. Cơ bản như hai ví dụ dưới đây:

Ví dụ 1: Nếu bạn đang muốn kiểm tra kết quả học sinh ‘Đỗ’ hay ‘Trượt’ bằng hàm IF có thể áp dụng công thức như sau: =IF(B25,'Đỗ','Trượt')

Như hình minh họa phía trên, B2 là cột Điểm số, và điều kiện của kết quả là xem học sinh Đỗ hay Trượt. Đối với điều kiện là Điểm số 5 thì kết quả là 'Đỗ', ngược lại hệ thống sẽ trả về kết quả 'Trượt'.

Ví dụ 2: Ở một ví dụ khác để tính hoa hồng dựa vào mức doanh thu mà nhân viên đạt được với công thức là: =IF(B2<2500000,0%,(IF(B25500000,3.75%,2.65%)))

Như bảng tính trên, B2 nhỏ 2,500,000đ thì Hoa hồng là 0%.

Nếu doanh thu ở ô  B2 lớn hoăn hoặc bằng 5,500,000đ thì Hoa hồng đạt được là 3.75%. Đối với những trường hợp khác kết quả Hoa hồng sẽ trả về là 2.65%.

Cách sử dụng hàm IF lồng nhau

Sử dụng hàm IF lồng nhau kết hợp AND người dùng sẽ phải xét kết hợp thêm nhiều điều kiện đưa ra cùng lúc thì kết quả mới được trả về. Đó là lúc bạn phải ghép nhiều hàm IF lại với nhau trong cùng 1 công thức.

Sử dụng hàm IF & AND trong Excel

Đây là ví dụ để xếp loại học sinh dựa vào điểm trung bình 3 môn với các điều kiện gồm: 

Trong đó:

Nếu điểm trung bình ≥ 8.5 sẽ học lực sẽ xếp loại giỏi.

Nếu điểm trung bình ≥ 6.5 và < 8.5 xếp học lực khá.

Nếu điểm trung bình ≥ 5 và < 6.5 xếp học lực trung bình.

Cuối cùng, nếu điểm trung bình < 5 xếp học lực yếu.

Công thức là:

=IF(E2>=8.5,"Giỏi",IF(AND(E2>=6.5,E2<8.5),"Khá",IF(AND(E2>=5,E2<6.5),"Trung bình","Yếu"))). Sau đó nhấn Enter.

Đây là kết quả mà bạn được nhận về

Sử dụng hàm IF & OR trong Excel

Đây là các xếp loại học lực của học sinh với 2 cột điểm kết quả  là ‘Đạt’ hoặc ‘Trượt’ nếu điểm 1 của học sinh ≥ 20 hoặc điểm 2 của học sinh ≥ 25.

Công thức cụ thể như sau:

=IF((OR(B2>=20, C2>=25)), “Đỗ”,“Trượt”)

Đây là kết quả cuối cùng

Sử dụng tổng hợp các hàm IF, OR và AND trong một công thức

Đây là ví dụ về cách tính lương thưởng cho nhân viên. Nếu nhân viên nữ làm ở phòng Hành chính hoặc Kế toán thì sẽ được thưởng 700.000đ, các trường hợp khác sẽ được thưởng 500.000đ.

Đây là công thức cụ thể: =If(and(or(B2= “Hành chính”,B2= “Kế toán”), C2= “Nữ”), 700,500)

Kết quả cuối cùng về tiền thưởng của công ty

Người dùng cần lưu ý gì khi dùng hàm IF trong Excel 

Khi sử dụng hàm IF trong Excel, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau đây để hạn chế sai sót:

Không nên lồng nhiều hàm IF với nhau vì khó kiểm tra và  đối chiếu điều kiện, có thể kết quả trả về độ chính xác không cao.

Nếu một câu lệnh IF quá dài bạn nên dừng ngay và xem lại các điều kiện và cách thực hiện.

Nếu lệnh IF nhiều điều kiện bạn cần lựa chọn phương pháp phù hợp để thay thế.

Trong ô tính kết quả sẽ hiển thị bằng 0 nếu 1 trong 2 giá trị value_if_true hay value_if_false bị bỏ trống.

Muốn giá trị trả về để trống thì người dùng cần thêm 2 dấu ngoặc kép ("").

Muốn kết quả trả về là một giá trị cụ thể bạn cũng cần thêm 2 dấu ngoặc kép ở 2 bên giá trị đó.

Nếu kết quả xuất hiện trong ô tính là #NAME? là do hàm IF bạn tạo bị sai chính tả.

Câu hỏi thường gặp?

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp trong quá trình sử dụng hàm IF trong Excel.

Làm sao để sử dụng hàm IF nhiều điều kiện trong Excel?

Có thể sử dụng hàm IF lồng nhau hay hàm IFS để kiểm tra nhiều điều kiện hay kết hợp hàm IF với các hàm logic khác như AND, OR?

Có thể lồng bao nhiêu hàm IF?

Đối với Excel 2016 trở về sau, người dùng có thể lồng tối đa 64 hàm IF.

Khi nào sử dụng hàm IF lồng nhau?

Khi cần kiểm tra nhiều điều kiện theo thứ tự ưu tiên. Sử dụng hàm IF lồng nhau sẽ kiểm tra từng điều kiện đến khi tìm thấy điều kiện đúng.

Tạm kết

Trên đây, Viettablet vừa giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm IF trong Excel và những điều cần lưu ý trong quá trình sử dụng. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích được cho những bạn mới bắt đầu học và những bạn đang cần bổ sung thêm những kiến thức nâng cao.

Viettablet.com