Hướng dẫn cách dùng hàm RANK trong Excel để sắp xếp thứ hạng nhanh chóng, hiệu quả

Bạn cần xếp hạng dữ liệu sản phẩm, số lượng…trong Excel buộc bạn phải phân chia thứ hạng giữa chúng. Hàm RANK sẽ giúp bạn thực hiện một cách nhanh chóng và dễ dàng. Cùng theo chân Viettablet tìm hiểu cách sử dụng hàm rank trong Excel nhé!

Thực hiện thủ công rất tốn thời gian

Hàm RANK trong Excel là gì?

Hàm RANK trong Excel là một công cụ giúp người dùng xác định thứ hạng của các giá trị số trong một tập dữ liệu. Với hàm RANK, bạn có thể dễ dàng sắp xếp và xếp hạng dữ liệu theo thứ tự từ cao xuống thấp hoặc ngược lại.

Mặc dù có nhiều chức năng khác tương tự hỗ trợ việc sắp xếp dữ liệu thông thường. Tuy nhiên, hàm RANK mang lại sự linh hoạt và hiệu quả cao hơn.

Dùng hàm RANK trong trường hợp nào?

Xếp hạng giảm dần

Đây là một trong những trường hợp sử dụng hàm RANK phổ biến nhất. Ví dụ như xếp hạng điểm thi của học sinh, doanh số bán hàng của các sản phẩm, hoặc hiệu suất làm việc của nhân viên.

Xếp hạng từ thấp đến cao

Đôi khi bạn cần xếp hạng dữ liệu theo thứ tự ngược lại, ví dụ như xếp hạng thời gian hoàn thành một nhiệm vụ (thời gian càng ngắn thì thứ hạng càng cao), hoặc xếp hạng số lỗi trong một quy trình sản xuất nào đó.

Ưu điểm khi dùng hàm RANK

Hàm RANK trong Excel mang lại cho người dùng nhiều lợi ích đáng kể:

Xếp hạng dữ liệu linh hoạt

Hàm RANK cho phép bạn xếp hạng dữ liệu từ cao xuống thấp hoặc từ thấp lên cao, cho ra kết quả phù hợp với nhu cầu của bạn. Điều này rất hữu ích trong nhiều tình huống khác nhau, từ việc xếp hạng điểm số đến xếp hạng hiệu suất.

Quản lý thời gian và công việc hiệu quả

Thay vì bạn bỏ ra nhiều thời gian, công sức để sắp xếp và tính toán thủ công, hàm RANK sẽ tự động thực hiện các thao tác này. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể, đặc biệt khi làm việc với lượng dữ liệu lớn.

Excel rất dễ sử dụng 

Xây dựng tính minh bạch và khách quan

Hàm RANK cho ra kết quả một cách khách quan trong việc đánh giá và so sánh dữ liệu. Bạn có thể dễ dàng nhìn thấy vị trí tương đối của mỗi giá trị trong tập dữ liệu, giúp đưa ra các quyết định công bằng và chính xác hơn.

Hỗ trợ phân tích dữ liệu

Bằng cách xếp hạng dữ liệu, bạn có thể dễ dàng hơn trong việc xác định các xu hướng và mô hình tiềm ẩn. Điều này giúp bạn phân tích dữ liệu hiệu quả hơn và đưa ra các chiến lược phù hợp.

Tối ưu hóa quy trình làm việc

Việc sử dụng hàm RANK giúp tự động hóa một phần công việc, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng hiệu suất.

Các bước sử dụng hàm RANK trong Excel để xếp hạng

Công thức hàm RANK Excel

Hàm RANK trong Excel cho phép người dùng xác định thứ hạng của một giá trị số trong một tập hợp các giá trị. Công thức của hàm RANK được viết như sau:
=RANK(number,ref,[order]).

Bạn cần kiểm tra thật kỹ tránh bị nhầm lẫn 

Trong đó:

• Number: Là giá trị số mà bạn muốn xác định thứ hạng.
• Ref: Phạm vi ô chứa danh sách các số mà bạn muốn so sánh. Lưu ý cần cố định phạm vi này bằng cách thêm ký tự $ trước mỗi chữ cái của cột và số của hàng (ví dụ: $F$2:$F$5) để khi kéo công thức, phạm vi so sánh không bị thay đổi.
• [Order]: (Tùy chọn) Xác định thứ tự xếp hạng.
• Nếu bỏ qua hoặc nhập 0, thứ hạng sẽ được sắp xếp theo thứ tự giảm dần (số lớn nhất có thứ hạng cao nhất).
• Nếu nhập 1, thứ hạng sẽ được sắp xếp theo thứ tự tăng dần (số nhỏ nhất có thứ hạng cao nhất).

Dùng hàm RANK để xếp hạng trong Excel thứ tự từ cao đến thấp

Bước 1: Trong ô đầu tiên của cột mà bạn muốn hiển thị thứ hạng, hãy nhập công thức sau:

Giả sử dữ liệu số của bạn bắt đầu từ ô F2 và kéo dài đến F5, và bạn muốn xếp hạng theo thứ tự từ cao xuống thấp: =RANK(F2,$F$2:$F$5,0).

Từ cao đến thấp hoặc từ thấp đến cao đều có thể thực hiện được 

Bước 2: Nhấn chọn Enter. Excel sẽ hiển thị thứ hạng của giá trị trong ô F2 so với các giá trị trong phạm vi $F$2:$F$5. 

Ví dụ, nếu kết quả là 3, điều đó có nghĩa là giá trị của bạn Trần Minh Anh đang đứng thứ 3 trong danh sách.

Cho ra kết quả trong nháy mắt 

Bước 3: Để áp dụng công thức cho các dòng dữ liệu còn lại, di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của ô chứa kết quả thứ hạng đầu tiên. Khi con trỏ chuột thay đổi thành dấu cộng (+), hãy nhấp và kéo xuống cho đến hết danh sách dữ liệu của bạn.

Bước 4: Cuối cùng kết quả xếp hạng sẽ được hiển thị cho toàn bộ dữ liệu.

Sắp xếp 1 cách trực quan có tính logic 

Lưu ý: Lưu ý về giá trị trùng lặp:

Khi các giá trị số trùng nhau trong phạm vi xếp hạng, hàm RANK sẽ gán cùng một thứ hạng cho tất cả các giá trị trùng lặp đó. 

Ví dụ, trong trường hợp có hai bạn cùng đạt điểm 8.666667, cả hai sẽ được xếp hạng 1. Do đó, bạn có điểm số 8 tiếp theo sẽ bị ảnh hưởng và được xếp hạng 4 thay vì hạng 2.

Ví dụ dễ hiểu 

Câu hỏi thường gặp - Hàm RANK có hoạt động được với dữ liệu dạng chữ không?

Không, hàm RANK trong Excel không hoạt động với dữ liệu dạng chữ. Nó được thiết kế đặc biệt để xếp hạng bằng các giá trị số. Cho dù bạn cố gắng sử dụng hàm RANK với dữ liệu văn bản, Excel cũng sẽ không nhận diện chúng là các giá trị hợp lệ để xếp hạng.

Tuy nhiên, nếu bạn cần xếp hạng dữ liệu chữ, bạn có thể sử dụng các hàm khác như SORT hoặc MATCH.
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng hàm SORT để sắp xếp dữ liệu chữ theo thứ tự bảng chữ cái (từ A đến Z hoặc từ Z đến A). Sau khi sắp xếp, bạn có thể tự gán thứ hạng cho các mục theo thứ tự này.

Biểu tượng dạng lưới 

Hàm MATCH giúp bạn tìm vị trí của một giá trị cụ thể trong một danh sách. Điều này hữu ích khi bạn muốn xác định thứ tự của một chuỗi văn bản cụ thể trong tập dữ liệu của mình.

Kết luận 

Hàm RANK là công cụ vô cùng hữu ích. Dù bạn muốn xếp hạng từ cao xuống thấp (điểm số, doanh thu) hay từ thấp lên cao (thời gian hoàn thành, số lỗi), hàm RANK đều có thể đáp ứng. 

Viettablet.com