TỔ HỢP CÁC PHÍM TẮT TRONG EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO

Sử dụng phím tắt trong Excel là một trong những cách giúp tối ưu hóa thao tác làm việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất. Các phím tắt không chỉ giúp bạn thực hiện nhanh các chức năng mà còn giúp làm việc chuyên nghiệp hơn. Dưới đây là những tổ hợp phím tắt quan trọng từ cơ bản đến nâng cao, giúp bạn làm chủ Excel một cách hiệu quả nhất.

Phím tắt cơ bản để chỉnh sửa dữ liệu trong Excel

Trong quá trình làm việc với Excel, việc sao chép, cắt, dán hay hoàn tác thao tác là những chức năng thường xuyên được sử dụng. Phím tắt Ctrl + C giúp sao chép nội dung của ô hoặc vùng được chọn, trong khi đó Ctrl + X sẽ cắt dữ liệu và đặt vào bộ nhớ tạm. Khi muốn dán nội dung đã sao chép, chỉ cần sử dụng Ctrl + V. Nếu vô tình thực hiện một thao tác sai, bạn có thể nhấn Ctrl + Z để hoàn tác hoặc Ctrl + Y để khôi phục lại thao tác vừa hoàn tác. Khi chỉnh sửa nội dung trong một ô mà không cần nhấp chuột, bạn chỉ cần nhấn F2, con trỏ sẽ tự động đặt vào cuối nội dung ô. Trong trường hợp cần xuống dòng trong cùng một ô mà không tạo ô mới, Alt + Enter là lựa chọn phù hợp. Ngoài ra, để sao chép nhanh nội dung từ ô phía trên xuống ô hiện tại, bạn có thể nhấn Ctrl + D, còn nếu muốn sao chép nội dung từ ô bên trái, hãy sử dụng Ctrl + R.

Các phím tắt giúp chỉnh sửa dữ liệu nhanh chóng trong Excel

Phím tắt giúp di chuyển nhanh trong Excel

Khi làm việc với bảng tính có nhiều dữ liệu, việc di chuyển nhanh chóng giữa các ô, cột và hàng là điều cần thiết. Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên để di chuyển từng ô một theo hướng tương ứng. Nếu muốn di chuyển nhanh đến ô cuối cùng có dữ liệu theo một hướng nhất định, tổ hợp Ctrl + phím mũi tên sẽ giúp bạn thực hiện điều này. Khi cần quay về ô đầu tiên của trang tính, nhấn Ctrl + Home, còn nếu muốn đến ô cuối cùng chứa dữ liệu, hãy sử dụng Ctrl + End. Nếu cần xem dữ liệu trên hoặc dưới mà không cần cuộn chuột, bạn có thể nhấn Page Up hoặc Page Down để di chuyển lên hoặc xuống một màn hình. Ngoài ra, tổ hợp Alt + Page Up và Alt + Page Down giúp di chuyển nhanh sang trái hoặc phải. Khi cần tìm đến một ô hoặc phạm vi ô cụ thể, sử dụng Ctrl + G hoặc F5 sẽ mở hộp thoại "Go To", cho phép bạn nhập địa chỉ ô cần đến.

Di chuyển nhanh trong Excel bằng phím tắt

Phím tắt thao tác trên thanh Ribbon của Excel

Thanh Ribbon chứa rất nhiều công cụ hỗ trợ, và để làm việc nhanh hơn, bạn có thể kích hoạt phím tắt của nó bằng cách nhấn Alt. Khi nhấn phím này, Excel sẽ hiển thị các ký tự tương ứng với từng tab, giúp bạn dễ dàng truy cập nhanh. Chẳng hạn, Alt + H sẽ mở tab "Home", Alt + N mở tab "Insert", Alt + P mở tab "Page Layout", Alt + M mở tab "Formulas", Alt + A mở tab "Data", Alt + R mở tab "Review" và Alt + W mở tab "View". Nếu bạn muốn ẩn hoặc hiện thanh Ribbon để có không gian làm việc rộng rãi hơn, chỉ cần nhấn Ctrl + F1.

Cách sử dụng phím tắt để thao tác trên thanh Ribbon

Phím tắt định dạng ô, hàng, cột trong Excel

Định dạng dữ liệu giúp bảng tính dễ đọc và trực quan hơn. Khi cần mở hộp thoại "Format Cells" để chỉnh sửa định dạng ô, bạn có thể nhấn Ctrl + 1. Nếu muốn làm đậm chữ, sử dụng Ctrl + B, còn nếu cần in nghiêng hoặc gạch chân, hãy nhấn lần lượt Ctrl + I và Ctrl + U. Để định dạng số dưới dạng tiền tệ, tổ hợp Ctrl + Shift + $ sẽ giúp bạn làm điều này nhanh chóng. Nếu muốn hiển thị số dưới dạng phần trăm, nhấn Ctrl + Shift + %. Trong trường hợp cần định dạng ngày tháng, Ctrl + Shift + # sẽ áp dụng định dạng ngày theo kiểu ngày-tháng-năm, còn Ctrl + Shift + @ giúp hiển thị định dạng thời gian với giờ, phút và AM/PM. Nếu muốn thêm viền ngoài cho ô hoặc vùng được chọn, bạn có thể sử dụng Ctrl + Shift + &, còn nếu muốn loại bỏ viền ngoài, hãy nhấn Ctrl + Shift + _. Khi cần ẩn hàng hoặc cột, bạn có thể sử dụng Ctrl + 9 để ẩn hàng và Ctrl + 0 để ẩn cột. Để bỏ ẩn hàng hoặc cột, lần lượt sử dụng Ctrl + Shift + 9 và Ctrl + Shift + 0.

Tùy chỉnh định dạng ô, hàng, cột với phím tắt Excel

Phím tắt làm việc với trang tính (Sheet) trong Excel

Quản lý trang tính trong Excel cũng trở nên dễ dàng hơn nhờ các phím tắt. Nếu cần tạo một workbook mới, bạn có thể nhấn Ctrl + N, còn để mở một workbook đã lưu, hãy sử dụng Ctrl + O. Khi làm việc, bạn nên thường xuyên lưu dữ liệu bằng cách nhấn Ctrl + S. Nếu muốn in tài liệu, nhấn Ctrl + P để mở hộp thoại in. Khi cần đóng workbook hiện tại, bạn chỉ cần sử dụng Ctrl + F4. Nếu đang làm việc với nhiều trang tính và muốn di chuyển nhanh giữa các sheet, bạn có thể sử dụng Ctrl + Page Up để chuyển sang sheet trước và Ctrl + Page Down để chuyển sang sheet sau. Nếu cần chèn một sheet mới, nhấn Shift + F11, còn nếu muốn mở trình soạn thảo VBA, sử dụng Alt + F11.

Quản lý trang tính Excel dễ dàng hơn bằng phím tắt

Chức năng của các phím từ F1 đến F12 trong Excel

Excel hỗ trợ rất nhiều tính năng thông qua các phím chức năng từ F1 đến F12. Khi cần trợ giúp nhanh, bạn có thể nhấn F1 để mở trung tâm trợ giúp của Excel. Nếu muốn chỉnh sửa nội dung trong ô hiện tại, F2 sẽ giúp bạn thực hiện điều đó. Phím F3 cho phép dán tên phạm vi đã đặt. Khi cần lặp lại thao tác cuối cùng, bạn có thể nhấn F4. Nếu muốn kiểm tra chính tả trong bảng tính, F7 sẽ giúp bạn làm điều này nhanh chóng. Trong trường hợp muốn chèn một biểu đồ nhanh, F11 sẽ tạo một biểu đồ mới dựa trên dữ liệu đã chọn.

Như vậy, việc nắm vững các phím tắt trong Excel không chỉ giúp bạn làm việc nhanh hơn mà còn cải thiện đáng kể sự chính xác và hiệu suất. Hãy thường xuyên thực hành để ghi nhớ và áp dụng hiệu quả trong công việc.

Tổng hợp chức năng của phím F1 - F12 trong Excel